第一章　总则

第一条　为加强本院档案管理、收集和整理工作，进一步规范档案使用行为，保障各类档案完整和安全，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合本院档案管理的实际情况，制定本制度。

第二章　档案归档

第二条　本院形成的具有利用价值的文件、史志材料、文书文件、诉讼卷宗、物证、照片、荣誉证明、会计档案及各类音像资料等档案均应归档。  

第三条　归档的文件材料、诉讼卷宗，必须齐全完整，经档案员审查无误后方可移交，交接双方须在案卷查询目录中登记签字，否则，档案室不予受理。  

第四条　诉讼、执行、保全及其它案件卷宗原则上应当于结案一个月内归档，确有特殊情况的，经院长批准后可以延期归档；各类文书档案应于次年第一季度内全部归档；会计档案由财务科负责归档及统一管理；基建资料、图纸等有关材料应于工程完工后一年内归档。

第五条　电子档案统一由信息中心工作人员负责归档，与纸质档案归档目录保持一致。

第三章　档案使用  

第六条　本院档案材料，原则上不外借。本院各部门因案件审理需要使用卷宗材料的，须填写内部审批表；外单位工作人员或当事人、代理人因工作需要、用途明确使用卷宗材料的，须填写外部审批表。审批表由档案室统一整理保管。

第七条　为简化工作流程，同时落实责任追查制度，审批表填写应符合以下规定：

（1）内部人员调取、复印、拍摄卷宗内容，审批表须经调卷人签字、该业务部门负责人或分管领导签字后方可操作；部门间调取、复印、拍摄卷宗内容，审批表须经卷宗所在部门负责人或分管领导签字后方可操作。聘用制人员须本人及具体调卷人或分管领导签字后方可操作，无调卷人或分管领导签字禁止调取。卷宗内非公开内容由于调取、复印、拍摄内容保管不当造成泄露的，一经发现，经档案室查询确定，移交院党组研究处理。

（2）外单位调取卷宗须提供含有该单位责任部门盖章的介绍信、调卷人工作证件原件，填写的外部审批表须保留调卷人姓名、单位、联系电话、具体用途等几项内容，介绍信及审批表至少应有一项由分管领导签字方可调取。

（3）外单位复印、拍摄、摘抄卷宗内容须提供含有该单位责任部门盖章的介绍信、调卷人工作证件原件，填写的外部审批表须保留调卷人姓名、单位、联系电话、具体用途等几项内容，介绍信及审批表至少应有一项由承办人、部门负责人或分管领导签字方可进行操作。

（4）当事人、法定代理人、委托代理人复印、拍摄、摘抄卷宗内容须提供当事人身份证原件，代理人须同时提供代理人身份证原件，法定代理人须提供能够证明本人与当事人系法定代理关系的证明原件，委托代理人须提供由被代理人签字捺印的委托代理书原件。当事人、法定代理人、委托代理人均不得调借卷宗，确有特殊情况的，应请示分管领导，经分管领导签字后方可操作。

第八条　外单位及个人使用卷宗时，档案员须全程陪同，并做好相关记录，严禁非院内人员私自翻阅卷宗或进行其他操作。档案员在查找、复印卷宗时，无关人员须在值班室休息处等候，严禁在档案室逗留或进入库房。

第九条　查阅档案材料严禁涂改、圈点、划线、折叠、污染、拆卷或插取文件，违者罚款并交有关部门处理。

第十条　本院各部门借阅诉讼卷宗档案一般应为三个月一超期仍需利用时应及时办理续借手续，但最长不得超过六个月。档案员发现超期使用档案且未经领导批示的，或经催要后仍未归还的，可以直接请示领导。 

第四章　档案保密  

第十一条　档案人员必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及其它有关保密规定。  

第十二条　档案人员不得擅自向他人提供档案或扩大利用范围，不得向他人泄露档案机密内容。

第十三条　非档案管理人员不得进入库房。  

第十四条　任何人无正当手续不得摘抄复制档案文件。 

第十五条　诉讼卷宗副卷属涉密内容，除上诉等特殊情况外，未经分管领导批准严禁借出、翻阅、复印、拍照、摘抄。

第五章　档案保管

第十六条　档案的保管，应坚持分门别类，条理得当，按照归档目录及归档顺序进行排放；坚持“预防为主，防治兼施”的原则，档案室内应配备温湿度计、监控摄像头、报警器、灭火器、杀虫剂等物品。  

第十七条　诉讼档案的存期分为短期（二十年）、长期（六十年）、永久，其中刑事卷宗存期分为短期、长期、永久三类，民商事、行政、立案、审判监督卷宗存期为长期，执行卷宗存期为永久。文书档案的存期分为短期（十年）、长期（三十年）、永久，按照实际内容及规定进行分类存放。物证档案附属于所在卷宗统一管理。其他类档案依照相关规定进行保管。

第十八条　严禁在库房内或周围存放易燃、易爆、易腐物品，对不易随卷的物证，将物证封装并标注案号、归档号、物证字样，单独存放于物证密集架。  

第十九条　经常检查库房温湿度情况，定期进行通风换气，做好防火、防盗、防尘、防虫鼠、防光照工作。  

第六章   档案销毁  

第二十条　档案保管期限届满，由主管领导、审判人员和档案管理人员组成鉴定小组，逐卷进行鉴定，提出销毁或保留意见。  

第二十一条　确定销毁的诉讼档案，应把判决书、裁定书或调解书取出一份，按年度、类别、归档号、案号的顺序编制目录，整理成卷，随有关年度编号，永久保存。

第二十二条　鉴定小组编造销毁清册，提出销毁报告，由院长签字批准后，报市中级人民法院备案，档案管理人员和指定的监销人员共同销毁，并在销毁清册上签字。

第二十三条　销毁报告和销毁清册按文书档案的要求立卷归档。  

第二十四条　经鉴定须继续保存的档案，应另行存档保管。

第七章　附则  

第二十五条　其他未尽事宜须报请院党组研究决定，本制度将在后期进行进一步完善。

第二十六条　本制度为档案管理专属规定，本院其他相关规定与本制度发生冲突的，以本制度为准。